Hướng dẫn cách tính phần bổ Công cụ dụng cụ, thời gian phân bổ công cụ dụng cụ, điều kiện ghi nhận CCDC, các phương pháp tính phân bổ cung cụ dụng cụ, cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ theo Thông tư 200 và 133 mới nhất hiện nay.

1. Điều kiện ghi nhận công cụ dụng cụ:

Theo điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định: Tiêu chuẩn và nhận biết TSCĐ:

"- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;

- Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên;

- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên."

Như vậy:

- Những Tài sản có giá trị < 30.000.000 hoặc thời gian sử dụng < 1 năm là Công cụ dụng cụ, cụ thể như sau:

Theo điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định:

"Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ. Vì vậy công cụ, dụng cụ được quản lý và hạch toán như nguyên liệu, vật liệu.

Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ thì được ghi nhận là công cụ, dụng cụ:

    - Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp;

    - Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì;

    - Những dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ;

    - Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng;

    - Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,..."

--------------------------------------------------------------------------------
 

 2. Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ:

Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định Thời gian tính phân bổ Công cụ dụng cụ:

"Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, ... không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm."

Như vậy: Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ tối đa không quá 3 năm. Nếu quá 3 năm thì chí này sẽ không được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

-----------------------------------------------------------------------------
 

3. Các phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ:

Theo điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định:

"- Đối với các công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ khi xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh phải ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

- Trường hợp công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê xuất dùng hoặc cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán thì được ghi nhận vào Tài khoản 242 “Chi phí trả trước” và phân bổ dần vào giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất kinh doanh theo từng bộ phận sử dụng."

Như vậy:

- Những Công cụ dụng cu có giá trị nhỏ thì hạch toán toàn bộ vào Chi phí.

- Những Công cụ dụng cụ có giá trị lớn hoặc liên quan đến nhiều kỳ kế toán thì hạch toán vào 242 và hàng tháng thì phần bổ vào chi phí.

Lưu ý: Khi đưa CCDC vào sử dụng, thì ngày đưa vào sử dụng là ngày bắt đầu tính Phân bổ CCDC.

-------------------------------------------------------------------------------------------
 

4. Cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ:

a, Nếu mua CCDC về sử dụng ngay trong ngày thì các bạn có thể hạch toán:
 

- Nếu CCDC có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn thì hạch toán toàn bộ vào chi phí:

Nợ TK: 154, 621, 627, 641, 642 (Chú ý: Các bạn phải xác định được là sử dụng cho bộ phận nào và DN áp dụng Thông tư 200 hay 133 để hạch toán cho đúng TK nhé)

    Có TK 111, 112, 331

- Nếu CCDC có giá trị lớn hoặc thời gian sử dụng lâu thì hạch toán:

Nợ TK 242 (Theo thông tư 200 và 133 đều hạch toán như nhau)

    Có TK 111, 112, 331

+ Hàng tháng hạch toán vào chi phí:

Nợ TK: 154, 621, 627, 641, 642 (Chú ý: Các bạn phải xác định được là sử dụng cho bộ phận nào và DN áp dụng Thông tư 200 hay 133 để hạch toán cho đúng TK nhé)

    Có TK 242.

------------------------------------------------------------------------

b, Nếu mua CCDC về nhập kho, rồi mới xuất ra dùng:
 

- Khi công cụ dụng cụ được mua về (Nhập kho):

Nợ TK 153

Nợ TK 1331

    Có TK 111, 112, 331

- Khi xuất CCDC phục vụ cho hoạt động SXKD: Căn cứ vào giá trị của CCDC và thời gian sử dụng, các bạn hạch toán vào Chi phí cho phù hợp:

    Nếu CCDC có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn thì hạch toán toàn bộ vào chi phí:

Nợ TK: 154, 621, 627, 641, 642 (Chú ý: Các bạn phải xác định được là sử dụng cho bộ phận nào và DN áp dụng Thông tư 200 hay 133 để hạch toán cho đúng TK nhé)

    Có TK 153

    Nếu CCDC có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu thì hạch toán:

Nợ TK 242 (Theo thông tư 200 và 133 đều hạch toán như nhau)

    Có TK 153

     + Hàng tháng hạch toán vào chi phí:

Nợ TK: 154, 621, 627, 641, 642 (Chú ý: Các bạn phải xác định được là sử dụng cho bộ phận nào và DN áp dụng Thông tư 200 hay 133 để hạch toán cho đúng TK nhé)

    Có TK 242

---------------------------------------------------------------------------------------
 

5. Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ:

a, Nếu Giá trị CCDC nhỏ thì các bạn hạch toán luôn vào chi phí của kỳ đó (không phải tính phân bổ)

b, Nếu Giá trị CDCD lớn hoặc thời gian sử dụng nhiều kỳ thì các bạn tính phân bổ như sau:

+) Mức phân bổ hàng năm = Giá trị CCDC / Thời gian phân bổ
- Thời gian phân bổ do DN tự xác định (sao cho phù hợp quy định bên trên và không quá 3 năm).

+) Mức phân bổ hàng tháng = Mức phân bổ hàng năm / 12 tháng

----------------------------------------------------------------------------------------
 

+) Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ tháng đầu tiên có 2 trường hợp như sau:

- Nếu sử dụng CCDC là ngày mồng 01 của tháng thì các bạn tính Phân bổ CCDC cho cả tháng phát sinh: -> Trường hợp này thì các bạn cũng tính như trên:

Mức phân bổ tháng đầu tiên = Mức phân bổ năm / 12 tháng.

- Nếu sử dụng CCDC từ ngày mồng 02 trở đi thì các bạn cần tính số ngày sử dụng CCDC trong tháng phát sinh, cụ thể như sau:

Cách 1:

VD: Ngày 08/02/2024 kế toán Thiên Ưng mua máy tính trị giá 15.000.000 chưa thuế GTGT 10%. Chi phí vân chuyển là 1.320.000 đã có VAT 10%. (TS này có giá trị < 30tr. Như vậy là CCDC)

- Máy tính này được mua về sử dụng cho bộ phân quản lý (và bắt đầu sử dụng ngày 10/2/2024).
- Công ty tự xác định sẽ thực hiện phân bổ trong vòng 2 năm (24 tháng)

Hướng dẫn cách tính phân bổ Công cụ dụng cụ như sau:

Nguyên giá = 15.000.000 + 1.200.000 = 16.200.000 đ.

Hạch toán CCDC khi mua về (ngày 08/02):

Nợ 153: 15.000.000

Nợ 1331: 1.500.000

    Có 331: 16.500.000

Nợ 153: 1.200.000

Nợ 1331: 120.000

    Có 331: 1.320.000

Khi xuất CCDC sử dụng cho bộ phân quản lý (ngày 10/02):

Nợ 242: 16.200.000

    Có 153 : 16.200.000

Tính phân bổ công cụ dụng cụ:

- Mức phân bổ hàng năm = 16.200.000/ 2 = 8.100.000
- Mức phân bổ hàng tháng = 8.100.000 / 12 = 675.000

- Mức phân bổ tháng đầu tiên như sau: Vì ngày sử dụng là ngày 10/2 -> Nên ngày bắt đầu tính phân bổ là ngày 10/2/2024:
    -> Số ngày sử dụng trong tháng 2/2024 (tháng đầu tiên) = 29 – 10 + 1= 20 ngày. (Vì tháng 2/2024 có 29 ngày).
-> Mức phân bổ tháng đầu tiên:
    Tính theo Cách 1 bên trên: = (675.000 / 29) x 20 = 465.517.
    Tính theo Cách 2 bên trên = [16.200.000 / (24 x 29)] x 20 = 465.517.

Giải thích:
16.200.000: là Tổng giá trị của CCDC.

24: là Công ty muốn phân bổ cho 2 năm ( = 24 tháng).

29: là tháng 2/2024 có 29 ngày.

Chú ý: Vì tháng đầu tiên chúng ta đã tính được số tiền phân bổ là 465.517 -> Nên chúng ta sẽ phải tính lại mức mức phân bổ hàng tháng như sau:
= Tổng giá trị (16.200.000) - Giá trị phân bổ tháng đầu tiên (465.517) = 15.734.483
-> Mức phân bổ hàng tháng = 15.734.483 / 23 tháng = 684.108

Giải thích: Vì DN lựa chọn phân bổ 2 năm = 24 tháng, và đã tính mức phân bổ cho tháng đầu tiên rồi, nên trừ đi 1 tháng).

Cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ như sau:

Ngày 29/2 (Cuối tháng) hạch toán chi phí phân bổ CCDC trong tháng 2:

Nợ 6422: 465.517. (Vì dùng cho bộ phận Quản lý)

    Có 242: 465.517.

- Các tháng sau, sẽ hạch toán vào chi phí hàng tháng như sau:

Nợ 6422: 684.108

    Có 242: 684.108

Như vậy: Sau 23 tháng Tổng số phân bổ là: 684.108 x 23 = 15.734.483.
- và tháng đầu tiên là = 465.517.
=> Tổng sau 24 tháng phân bổ = 15.734.483 + 465.517 = 16.200.000

------------------------------------------------------------------------------------------------

Ngoài ra các bạn có thể xem thêm Tài khoản 153: Cách hạch toán công cụ dụng cụ

---------------------------------------------------