Hướng dẫn cách lập hóa đơn giá trị gia tăng còn gọi là hóa đơn GTGT, hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ, xây dựng, xây lắp…Cách viết các chỉ tiêu trên hóa đơn như ngày tháng năm, tên hàng hóa, đơn vị tính …theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Theo điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định:
 

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định.

Chi tiết xem thêm: Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng

-----------------------------------------------------------------------------------------
 

Sau đây Công ty kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách lập hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ:

1. Cách viết Ngày tháng năm trên hóa đơn GTGT:

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
        Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu... như nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính, viễn thông...được bán theo kỳ nhất định, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dich vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính... thì cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

- Nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị phạt từ: 4 - 8 tr

---------------------------------------------------------------------------------
 

2. Thông tin người bán hàng: Không phải viết (vì đã được tạo sẵn khi khởi tạo hóa đơn điện tử)

3. Cách viết thông tin người mua hàng:

- Họ tên người mua hàng: Là người trực tiếp đến mua và giao dịch trực tiếp với công ty bán.

- Nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì vẫn phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như bình thường.

- Tên Đơn vị: Là tên công ty của bên mua (Theo đúng trên giấy phép DKKD nhé)
 

- Địa chỉ: Là địa chỉ công ty mua hàng (Theo đúng trên giấy phép DKKD nhé)

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp thì vẫn được xem là hợp pháp, được sử dụng để kê khai, khấu trừ thuế.

- Mã số thuế: Là MST đã được cấp theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế.

- Hình thức thanh toán:

        - Nếu thanh toán bằng tiền mặt: TM

       - Nếu thanh toán bằng chuyển khoản: CK

       - Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán: Chọn TM/CK

       - Nếu Hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 vnđ bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của DN.

Lưu ý: Hiện này hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử để có thể lấy được thông tin trực tuyến. Bạn chỉ cần nhập Mã số thuế của đơn vị là các thông tin như tên Công ty, địa chỉ... sẽ tự động được lấy mà không cần phải nhập tay.
 

4. Cách viết Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra:

- Cột Số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua.
 

- Cột Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà mình bán ra (tên, mã, kí hiệu của hàng hóa).

Ví Dụ: máy Điều hòa LG JC12E, máy ĐH LG JC18D,

    +) Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.

    +) Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…

    +) Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: Thì phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Xem thêm: Cách viết hóa đơn điều chỉnh

- Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra (Cái, chiếc,m,bô,kg…)

- Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.
 

- Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra.
 

- Đơn giá: Ghi rõ đơn giá của 1 đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT).
 

- Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lương của loại hàng hóa đó.

5. Phần Tổng cộng:

- Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền .
 

- Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%, 10%,).

     - Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì dòng thuế GTGT sẽ ghi KCT và dòng tiền thuế GTGT điền là 0

    - Nếu là hàng thuế suất 0% thì viết là "0"
 

- Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”.
 

- Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”

Chú ý: - Việc nhân đơn giá, số lượng, thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán... sẽ được phần mềm tự tính, các bạn không cần phải nhập thủ công như viết hóa đơn giấy nữa.
             - Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT.  

                 VD: 5.456.890 không được làm tròn thành 5.457.000

Xem thêm: Trường hợp bán hàng được thu ngoại tệ

5. Ký Tên:
 

-------------------------------------------------------------------------------------

Nếu chẳng may có lập sai hóa đơn GTGT mời các bạn xem thêm: Cách xử lý khi viết sai hóa đơn giá trị gia tăng

------------------------------------------------------------------------------------------