Hướng dẫn cách viết hóa đơn giá trị gia tăng còn gọi là hóa đơn GTGT, hóa đơn đỏ khi bán hàng hóa, dịch vụ, xây dựng, xây lắp…Cách viết các chỉ tiêu trên hóa đơn như ngày tháng năm, tên hàng hóa, đơn vị tính …theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Theo điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về việc lập hóa đơn GTGT cụ thể như sau:
 

Khi lập hóa đơn GTGT phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn. Trên hoá đơn GTGT phải:

      - Ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.

      - Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được tẩy xóa, sửa chữa;

      - Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;

      - Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

      - Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

      - Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Chi tiết xem thêm: Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng

-----------------------------------------------------------------------------------------
 

Sau đây Công ty kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ:

1. Cách viết Ngày tháng năm trên hóa đơn GTGT:

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
        Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
        Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính"

Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Xem thêm: Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng xây dựng

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

Chi tiết xem thêm: Thời điểm lập hóa đơn GTGT

- Nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị phạt từ: 4 - 8 tr

---------------------------------------------------------------------------------
 

2. Thông tin người bán hàng: Không phải viết (vì đã được in sẵn trên hóa đơn)

3. Cách viết thông tin người mua hàng:

- Họ tên người mua hàng: Là người trực tiếp đến mua và giao dịch trực tiếp với công ty bán.

- Nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

- Tên Đơn vị: Là tên công ty của bên mua (Theo đúng trên giấy phép DKKD nhé)
 

- Địa chỉ: Là địa chỉ công ty mua hàng (Theo đúng trên giấy phép DKKD nhé)

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp thì vẫn được xem là hợp pháp, được sử dụng để kê khai, khấu trừ thuế.

Xem thêm: Hóa đơn ghi thiếu địa chỉ có hợp lệ

- Mã số thuế: Là MST đã được cấp theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế.
 

- Hình thức thanh toán:

        - Nếu thanh toán bằng tiền mặt: TM

       - Nếu thanh toán bằng chuyển khoản: CK

       - Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán: Ghi TM/CK

       - Nếu Hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 vnđ bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của DN.

4. Cách viết Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra:

- Cột Số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua.
 

- Cột Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà mình bán ra (tên, mã, kí hiệu của hàng hóa).

Ví Dụ: máy Điều hòa LG JC12E, máy ĐH LG JC18D,

    +) Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.

    +) Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…

    +) Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: Thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót, tăng, giảm của hoá đơn số bao nhiêu, ký hiệu, ngày tháng năm.

Ví dụ: Điều chỉnh Tên hàng hóa của hóa đơn số ... ngày tháng năm ... từ ... thành ...

Xem thêm: Cách viết hóa đơn điều chỉnh

- Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra (Cái, chiếc,m,bô,kg…)

- Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.
 

- Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra.
 

- Đơn giá: Ghi rõ đơn giá của 1 đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT).
 

- Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lương của loại hàng hóa đó (= cột số 4 x cột số 5)

Sau khi viết xong nội dung trong hóa đơn thì gạch chéo phần còn trống (nếu có), bắt đầu từ trái qua phải, Có thể theo mẫu bên dưới nhé:

- Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

5. Phần Tổng cộng:

- Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền .
 

- Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%, 10%,).

     - Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ (\).

    - Nếu là hàng thuế suất 0% thì viết là "0"
 

- Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”.
 

- Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”

Xem thêm: Cách kê khai hóa đơn không chịu thuế, thuế suất 0%

Chú ý: Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT.  

VD: 5.456.890 không được làm tròn thành 5.457.000

Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam.

- Trường hợp thu ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ. Đồng thời phải ghi tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam tại thời điểm lập hoá đơn.

- Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

Xem thêm: Trường hợp bán hàng được thu ngoại tệ

5. Ký Tên:
 

- Người mua hàng: Ai đi mua hàng thì người đó ký

   + Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
 

- Người bán hàng: Ai lập thì người ấy ghi
 

- Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu: Ký sống, đóng dấu, ghi dõ họ tên

Chú ý: Nếu giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của 3 liên.

Các bạn có thể xem mẫu tại đây: Mẫu ủy quyền ký hóa đơn

-------------------------------------------------------------------------------------

Nếu chẳng may có viết sai hóa đơn GTGT mời các bạn xem thêm: Cách xử lý khi viết sai hóa đơn giá trị gia tăng

------------------------------------------------------------------------------------------