Cách ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký

Cách ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái 2026

Hướng dẫn cách ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái, trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái. Mẫu sổ kế toán Nhật ký sổ cái theo Thông tư 99/2025/TT-BTC mới nhất 2026.

1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

+ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

Nhật ký - Sổ Cái;
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

+ Ưu điểm

Số lượng sổ ít, mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép.
Việc ktra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ Tổng hợp Nhật ký – sổ cái

+ Nhược điểm

Khó thực hiện việc phân công lao động kế toán (chỉ có duy nhất 1 sổ tổng hợp – Nhật ký sổ cái)
Khó thực hiện đối với DN có quy mô vừa và lớn, phát sinh nhiều Tài khoản.

2. Sơ đồ hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký sổ cái theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Xem thêm: Mẫu sổ Nhật ký sổ cái

3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

a. Công việc hàng ngày:

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,...) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

b. Công việc cuối tháng:

- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.

c. Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột “Phát sinh” ở phần Nhật ký

Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản

Tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản

Tổng số dư Nợ các Tài khoản

Tổng số dư Có các Tài khoản

d. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

4. Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái

Sổ kế toán tổng hợp của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái chỉ có một quyển sổ duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái (Mẫu số S01-DN)

a) Nội dung:

Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (Theo tài khoản kế toán).
Số liệu ghi trên Nhật ký - Sổ Cái dùng để lập Báo cáo tài chính.

b) Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

+ Kết cấu:

Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp gồm 2 phần: Phần Nhật ký và phần Sổ Cái.
Phần Nhật ký: gồm các cột: Cột "Ngày, tháng ghi sổ", cột “Số hiệu”, cột “Ngày, tháng” của chứng từ, cột “Diễn giải” nội dung nghiệp vụ và cột "Số tiền phát sinh". Phần Nhật ký dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.
Phần Sổ Cái: Có nhiều cột, mỗi tài khoản ghi 2 cột: cột Nợ, cột Có. Số lượng cột nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng các tài khoản sử dụng ở đơn vị kế toán. Phần Sổ Cái dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (Theo tài khoản kế toán).

+ Phương pháp ghi sổ:

Ghi chép hàng ngày:
Hàng ngày, mỗi khi nhận được chứng từ kế toán, người giữ Nhật ký - Sổ Cái phải kiểm tra tính chất pháp lý của chứng từ. Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ để xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có. Đối với các chứng từ kế toán cùng loại, kế toán lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”. Sau đó ghi các nội dung cần thiết của chứng từ kế toán hoặc “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” vào Nhật ký - Sổ Cái.
Mỗi chứng từ kế toán hoặc “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được ghi vào Nhật ký - Sổ Cái trên một dòng, đồng thời cả ở 2 phần: Phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Trước hết ghi vào phần Nhật ký ở các cột: Cột "Ngày, tháng ghi sổ", cột "Số hiệu" và cột "Ngày, tháng” của chứng từ, cột "Diễn giải" nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và căn cứ vào số tiền ghi trên chứng từ để ghi vào cột “số tiền phát sinh”. Sau đó ghi số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cột ghi Nợ, cột ghi Có của các tài khoản liên quan trong phần Sổ Cái, cụ thể:
Cột F, G: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng của nghiệp vụ kinh tế;
Cột H: Ghi số thứ tự dòng của nghiệp vụ trong Nhật ký - Sổ Cái;
Từ cột 2 trở đi: Ghi số tiền phát sinh của mỗi tài khoản theo quan hệ đối ứng đã được định khoản ở các cột F,G.
Cuối tháng phải cộng số tiền phát sinh ở phần nhật ký và số phát sinh nợ, số phát sinh có, tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý của từng tài khoản để làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.

Xem thêm: Cách lập sổ sách kế toán trên Excel

-----------------------------------------------

Cùng chủ đề: Cách ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái, hình thức ghi sổ kế toán nhật ký sổ cái

KẾ TOÁN THIÊN ƯNG		ĐT: 0987.026.515
		Email: ketoanthienung@gmail.com - Website: ketoanthienung.org