Quy định về Hóa đơn GTGT hợp pháp là như thế nào? Thế nào là hóa đơn hợp lệ, hợp lý? Kế toán Thiên Ưng xin chia sẻ những cách nhận biết hóa đơn hợp pháp, hợp lệ, hợp lý cho các bạn kế toán mới vào nghề.
1. Hóa đơn GTGT hợp lệ, hợp pháp là:
1.1) Quy định về việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp:
Theo khoản 9 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là:
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;
- Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;
- Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
- Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
1.2) Quy định về việc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn:
Theo điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:: Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn:
Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc sử dụng:
- Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định;
- Hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ);
- Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;
- Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn;
- Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.
Ví dụ: Công ty A bán mặt hàng máy tính cho Công ty B. Nhưng thời điểm hiện tại Công ty A không đăng ký kinh doanh mặt hàng máy tính. Sẽ có 2 trường hợp xảy ra như sau:
- Nếu Cty A và Cty B buôn bán thật (Có hợp đồng, báo giá, hóa đơn, chứng từ thanh toán, kê khai thuế đầy đủ...) -> Thì có thể bên A sẽ bị phạt tội: Kinh doanh không đúng ngành nghề đã đăng ký -> Thì bên B sẽ được khấu trừ và đưa vào chi phí.
- Nếu Cty A và B không chứng minh được là buôn bán thật (Tức là lập khống hóa đơn -> Phạt tội sử dụng bất hợp pháp hóa đơn từ 20- 50tr)
* Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Theo khoản 7 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định
Để kiểm tra tính hợp pháp của hoá đơn, các bạn có thể tra cứu theo cách sau:
- Tra cứu xem DN đó có đang hoạt động hay không, có tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn hay không.
Các bạn có thể tra cứu tại trang Web: https://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstcn.jsp
- Tra cứu về thông tin của hóa đơn điện tử:
Các bạn có thể tra cứu tại trang Web: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
2. Hoá đơn hợp lý:
- Hóa đơn hợp lý nội dung trên hóa đơn đó có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi được cấp phép trên GPKD của DN.
Ví dụ: Công ty A có hoá đơn đầu vào là hoá đơn xăng dầu (hoá đơn này là hợp pháp, hợp lệ, là hoá đơn đúng). Nhưng công ty A không phải là DN kinh doanh vận tải, không có ô tô. Như vậy hoá đơn trên không hợp lý, không phục vụ cho việc SXKD của DN nên không được khấu trừ thuế GTGT và không được ghi vào chi phí.
Chú ý:
- Hoá đơn GTGT có Giá trị ≥ 20.000.000 vnđ. Phải thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu chuyển khoản thì phải chuyển từ tài khoản của người mua sang tài khoản của người bán thì mới được khấu trừ thuế GTGT và ghi vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Để hiểu rõ hơn và chi tiết hơn về hóa đơn GTGT mời các bạn xem thêm: Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng
------------------------------------------------------------------------------
