Hóa đơn viết sai số tiền, sai thành tiền, sai tổng tiền, sai tiền thuế, sai thuế suất, sai đơn giá ... xử lý thế nào? Kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn xử lý khi viết sai hóa đơn chi tiết theo các trường hợp trên và theo từng tình huống cụ thể như sau:
Trước tiên: Các bạn chú ý: Bài viết này sẽ hướng dẫn xử lý hóa đơn viết sai ảnh hưởng đến số tiền hoặc tiền thuế nhé như: Sai đơn giá, sai số tiền, sai thành tiền, sai tổng tiền, sai tiền thuế, sai thuế suất ...
- Còn các trường hợp hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế như: Sai tên công ty, địa chỉ, ... thì các bạn xem tại đây nhé: Xử lý hóa đơn sai tên công ty, địa chỉ
Tiếp theo đó: Tùy vào từng thời điểm phát hiện ra hóa đơn viết sai mà cách xử lý cũng khác nhau.
Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có 2 trường hợp khi phát hiện hoá đơn viết sai như sau:
1. Hoá đơn viết sai nhưng chưa gửi cho người mua:
- Nếu hoá đơn viết sai chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
- Tiếp đó, lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
=> Như việc vậy xử lý hóa đơn lập sai trong trường hợp này đã xong.
Ví dụ: Ngày 12/10/2025 Kế toán Thiên Ưng xuất hóa đơn cho Công ty A -> Hóa đơn đã gửi cho cơ quan thuế để cấp mã nhưng sau đó phát hiện ra bị sai và chưa gửi cho người mua.
Xử lý: -> Gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế để thông báo hủy hóa đơn lập sai này -> Xuất hóa đơn mới là xong.
2. Hoá đơn viết sai và đã gửi cho người mua:
- Trong trường hợp này lại có 2 trường hợp xảy ra đó là:
+) Hoá đơn viết sai các nội dung như tên công ty, địa chỉ
=> Cách xử lý bạn xem như đã nói ở mục trên.
+) Hóa đơn viết sai các nội dung trọng yếu như sai MST, sai số tiền, tiền thuế, tổng thanh toán...
=> Cách xử lý cụ thể như sau:
Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Ví dụ 1:
- Ngày 15/02/2025 Kế toán Thiên Ưng xuất hóa đơn số 3625, ký hiệu 1C25TTU cho Công ty Quốc Khánh -> Hóa đơn này đã được cơ quan thuế cấp mã và đã gửi cho Công ty Quốc Khánh -> Nhưng ngày 10/03/2025 thì phát hiện hóa đơn viết sai đơn giá -> dẫn đến sai thành tiền, tiền thuế....
- Đơn giá đúng là: 10.000.000, thuế 10% là: 10.000.000. Tổng cộng là: 110.000.000
- Nhưng viết sai là 11.000.000, thuế 10%: 11.000.000. Tổng cộng là: 121.000.000
=> Cách xử lý: Bên bán - Công ty Thiên Ưng lập hóa đơn điều chỉnh như sau:
.png "Hóa đơn điều chỉnh")
Lưu ý: Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Ví dụ 2:
- Ngày 27/03/2025 Kế toán Thiên Ưng xuất hóa đơn số 000001055, ký hiệu 1C25TTU cho Công ty Mạnh Thắng -> Hóa đơn này đã được cơ quan thuế cấp mã và đã gửi cho Công ty Mạnh Thắng -> Đến ngày 28/03/2025 thì phát hiện hóa đơn viết sai tên hàng hóa -> dẫn đến sai thành tiền, tiền thuế....
=> Cách xử lý: Bên bán - Công ty Thiên Ưng lập hóa đơn thay thế như sau:
Lưu ý: trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
Lưu ý thêm:
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
- Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
- Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
----------------------------------------------------------------------------------------------
Để hiểu rõ hơn và biết cách xử lý các tình huống liên quan đến hóa đơn GTGT cũng như kê khai thuế, các bạn có thể tham gia: Lớp học thực hành kế toán thuế thực tế trên phần mềm HTKK bằng hóa đơn đỏ.
-----------------------------------------------------------------------------------------
