Cách hạch toán hàng hóa hết hạn sử dụng, bị hư hỏng

Hướng dẫn cách hạch toán hàng tồn kho bị hỏng, hết hạn sử dụng. Cách xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng, bị hỏng để được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định.

1. Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng có được khấu trừ:

Theo khoản 1 điều 23 mục 1 của Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật thuế Giá trị gia tăng mới nhất 2026, quy định:

Mục 1. NGUYÊN TẮC KHẤU TRỪ THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG ĐẦU VÀO

Điều 23. Khấu trừ thuế giá trị gia tăng

1. Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được khấu trừ toàn bộ kể cả thuế giá trị gia tăng đầu vào không được bồi thường của hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng bị tổn thất, hàng hóa bị hao hụt tự nhiên do tính chất lý hóa trong quá trình vận chuyển. Cơ sở kinh doanh phải có đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh các trường hợp tổn thất không được bồi thường để khấu trừ thuế. Trường hợp pháp luật có quy định về định mức hao hụt tự nhiên thì cơ sở kinh doanh được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng đầu vào của số lượng hàng hóa thực tế hao hụt tự nhiên không vượt quá định mức hao hụt theo quy định, số thuế giá trị gia tăng đầu vào của số lượng hàng hóa vượt định mức hao hụt không được khấu trừ thuế.

Như vậy:

- Nếu hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng không được bồi thường và có đầy đủ hồ sơ thì được khấu trừ thuế GTGT.

2. Cách đưa hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng vào chi phí hợp lý:

Căn cứ theo điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, quy định:

Điều 9. Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

2. Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với khoản chi thực tế phát sinh khác đáp ứng đủ điều kiện tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều này, bao gồm:

i7) Chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, hàng hết hạn sử dụng, hàng không còn giá trị sử dụng, hàng không đủ điều kiện lưu thông trên thị trường do quy định của các luật chuyên ngành; chi phí hủy nguyên liệu, vật tư, linh kiện không còn nhu cầu sử dụng. Chi phí hủy hàng tại điểm này bao gồm giá trị hàng hủy theo giá vốn của hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, linh kiện (trừ phần trích lập dự phòng theo quy định (nếu có)) và chi phí liên quan đến hoạt động hủy hàng;

i8) Chi phí hủy tài sản do hư hỏng không còn nhu cầu sử dụng. Chi phí hủy tài sản tại điểm này bao gồm giá trị còn lại trên sổ sách tại doanh nghiệp và chi phí liên quan đến hoạt động hủy tài sản;

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

"b) Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau:

- Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.

Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

- Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

- Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

c) Hồ sơ nêu trên được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi cơ quan thuế yêu cầu."

Lưu ý: Công ty phải thành lập hội đồng và thực hiện các thủ tục tiêu hủy theo quy định của pháp luật (quyết định thành lập hội đồng; biên bản tiêu hủy ...).

3. Cách hạch toán hàng tồn kho hết hạn sử dụng, bị hỏng:

Theo khoản 11 tại Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và điều 36 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, nếu xét thấy giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ do bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí bán hàng tăng lên dẫn đến giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá gốc hàng tồn kho thì doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để điều chỉnh giảm giá hàng tồn kho cho bằng giá trị thuần có thể thực hiện được. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện theo hướng dẫn tại Tài khoản 229 - Dự phòng tổn thất tài sản.

=> Đầu tiên các bạn phải trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Khi trích lập các bạn hạch toán:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2294)

- Xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, ghi:

Nợ TK 229 Dự phòng tổn thất tài sản (số được bù đắp bằng dự phòng)

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)

Có các TK 152, 153, 155, 156,...

Việc hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích lập đối với hàng tồn kho có thể được ghi nhận ngay cho từng giao dịch tại thời điểm hàng tồn kho bị hủy bỏ hoặc khi xác định số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối mỗi kỳ kế toán nhưng phải nhất quán theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam.

--------------------------------------------------------------------------

Ngoài ra các bạn có thể tham khảo các cách sau đó là: Chuyển sang dạng hàng khuyến mãi, hàng cho biếu tặng...Chi tiết:

- Cách hạch toán hàng khuyến mãi không thu tiền

- Cách hạch toán hàng cho biếu tặng