Cách đăng ký người phụ thuộc qua mạng năm 2026; Hồ sơ thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc như: Bố mẹ, con, cháu, anh, chị em ... Cách đăng ký trên dichvucong.gdt.gov.vn và trên phần mềm HTKK mới nhất.
----------------------------------------------------------------------------------------
Chú ý:
- Người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công để được giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc thì phải làm thủ tục đăng ký người phụ thuộc và có hồ sơ chứng minh.
Xem thêm: Điều kiện giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc.
- Cá nhân được cấp 01 mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời của cá nhân đó.
+) Người phụ thuộc của cá nhân được cấp mã số thuế để giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế thu nhập cá nhân. Mã số thuế cấp cho người phụ thuộc đồng thời là mã số thuế của cá nhân khi người phụ thuộc phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước;
---------------------------------------------------------------------------------------------
- Bài viết này Kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách đăng ký người phụ thuộc (mới) và tăng giảm (cắt) người phụ thuộc cho nhân viên trong Doanh nghiệp, cụ thuể như sau:
+) Trường hợp cá nhân đăng ký người phụ thuộc trực tiếp với Cơ quan thuế thì:
Hồ sơ gồm:
- Tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh Mẫu 20-ĐK-TCT (theo Thông tư 86/2024/TT-BTC ngày 06/02/2025 của Bộ Tài chính). (trên tờ khai đánh dấu vào ô "Đăng ký thuế" và ghi đầy đủ các thông tin).
- Bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc bản sao Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên; bản sao Giấy khai sinh hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.
=> Chi tiết các bạn liên hệ với Chi cục thuế nhé.
------------------------------------------------------------------------
+) Trường hợp DN đăng ký người phụ thuộc cho nhân viên thì như sau:
- Có 2 cách để Đăng ký người phụ thuộc là: làm trên phần mềm HTKK rồi nộp qua mạng hoặc kê khai trực tuyến trên trang dichvucong.gdt.gov.vn.
+ Nếu DN bạn đăng ký cho ít người phụ thuộc thì có thể làm trực tuyến trên dichvucong.gdt.gov.vn cho nhanh.
+ Nếu DN bạn đăng ký cho nhiều người phụ thuộc thì có thể tải file bảng kê Excel vào phần mềm HTKK rồi kết xuất XML để nộp qua mạng dichvucong.
Thủ tục Đăng ký người phụ thuộc như sau:
1. Người lao động nộp cho DN những giấy tờ sau:
- Văn bản ủy quyền cho DN.
Tải về tại đây: Mẫu ủy quyền đăng ký người phụ thuộc.
- Giấy tờ của người phụ thuộc: (bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc bản sao Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên; bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch việt Nam dưới 14 tuổi; bản sao Hộ chiếu đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài).
- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc.
Xem chi tiết tại đây: Hồ sơ giảm trừ gia cảnh
2. DN nộp cho cơ quan thuế những giấy tờ sau:
- Cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp hồ sơ đăng ký thuế của người phụ thuộc.
- Nộp Tờ khai đăng ký tổng hợp người phụ thuộc mẫu 20-ĐK-TH-TCT (theo Thông tư 86/2024/TT-BTC ngày 06/02/2025 của Bộ Tài chính). Trình tự như sau:
Đăng ký người phụ thuộc bằng mẫu số: 20-ĐK-TH-TCT (theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC)
Có 2 cách làm Mẫu 20-ĐK-TH-TCT như sau:
CÁCH 1: Làm mẫu 20-ĐK-TH-TCT trên phần mềm HTKK
Bước 1: Các bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK => "Kê khai" => "Thuế thu nhập cá nhân" => "20-ĐK-TH-TCT Đăng ký thuế tổng hợp NPT của CN có thu nhập từ TL, TC", như hình bên dưới:
.png "Cách đăng ký người phụ thuộc trên phần mềm htkk")
Bước 2: Tiếp theo các bạn chọn: "Ngày" => "Tháng" => "Năm" => ấn "Đồng ý"
- Màn hình sẽ xuất hiện như hình dưới và các bạn điền các thông tin vào:
+ Trường hợp đăng ký người phụ thuộc cho nhiều người các bạn tải bảng kê Excel như sau:
Bước 1: Bấm vào "Mẫu tải bảng kê" chữ màu xanh, góc trên, bên trái => để tải mẫu bảng kê Excel chuẩn của phần mềm HTKK về máy tính.
Bước 2: Nhập hoặc copy thông tin vào file Excel đó.
Bước 3: Lưu file đó (Chú ý: không được đổi tên file Excel đó)
Bước 4: Bấm vào "Tải bảng kê" trên phần mềm HTKK => chọn file Excel vừa làm xong đó. (Chú ý: trước khi tải file Excel đó vào HTKK thì tắt file Excel đó đi)
Chi tiết xem tại đây nhé: Cách tải file Excel vào phần mềm HTKK.
Mẫu số: 20-ĐK-TH-TCT theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC sẽ được dùng trong các trường hợp sau:
- Trường hợp cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân tại nhiều cơ quan chi trả thu nhập trong cùng một kỳ nộp thuế, cá nhân chỉ uỷ quyền đăng ký thuế tại một cơ quan chi trả thu nhập và thông báo số định danh cá nhân của cá nhân và người phụ thuộc với các cơ quan chi trả thu nhập khác để sử dụng vào việc khấu trừ, kê khai, nộp thuế.
- Trường hợp cá nhân có thay đổi thông tin đăng ký thuế cho bản thân và người phụ thuộc nộp hồ sơ qua cơ quan chi trả thu nhập. Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin thay đổi của cá nhân vào Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT, thông tin thay đổi của người phụ thuộc vào Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư này gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.
CÁCH 2: Đăng ký người phụ thuộc trực tuyến bằng Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC trên trang dichvucong.gdt.gov.vn
Chú ý: Cách này thường áp dụng cho DN đăng ký người phụ thuộc cho ít người.
(Vì sẽ tạo hồ sợ trực tuyến trên website dichvucong => xong rồi nộp)
Bước 1:
- Các bạn cắm Chữ ký số vào máy tính và truy cập vào Dichvucong.gdt.gov.vn
=> Đăng nhập bằng Tài khoản chữ ký số (MST Doanh nghiệp bạn đã đăng ký nhé).
=> Chú ý: Đăng nhập bằng MST doanh nghiệp và thêm chữ -QL nhé. (Cũng giống như trên Cách 1 nhé).
Ví dụ: 0110329220-QL
Bước 2:
=> Sau khi đăng nhập thành công: => bấm vào "THỦ TỤC HÀNH CHÍNH" => tại ô "Tờ khai" các bạn nhập "20-ĐK-TH-TCT" => tiếp đó màn hình sẽ hiện lên "20-ĐK-TH-TCT - Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công (Dùng cho cơ quản trả thu nhập)" => các bạn ấn vào đúng dòng đó và bấm vào ô "Tìm kiếm"
Tiếp theo màn hình sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm gồm:
- Đăng ký thuế lần đầu đối với người nộp thuế là cá nhân, người phụ thuộc
- Đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (trừ trường hợp đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông qua cơ quan đăng ký kinh doanh)
Các bạn sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp để chọn thủ tục cho phù hợp => bấm vào biểu tượng Folder ở cột Nộp hồ sơ
- Với thủ tục Đăng ký thuế lần đầu đối với người nộp thuế là cá nhân, người phụ thuộc => màn hình sẽ hiển thị mục Chọn hồ sơ kê khai gồm 2 mẫu => các bạn bấm chọn mẫu "20-ĐK-TH-TCT" và ấn Tiếp tục
.png "cách đăng ký người phụ thuộc trên dichvucong")
- Với thủ tục Đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (trừ trường hợp đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông qua cơ quan đăng ký kinh doanh) => màn hình sẽ hiển thị mục Chọn đối tượng cần đăng ký gồm 3 dòng => các bạn bấm chọn dòng có Cơ quan chi trả thu nhập thay đổi thông tin cho người phụ thuộc (Mẫu tờ khai 20-ĐK-TH-TCT) và ấn Tiếp tục
Màn hình sẽ hiển thì Chọn hình thức kê khai => chọn "Kê khai trực tuyến" và bấm Tiếp tục
Bước 3:
Sau khi chọn xong => sẽ xuất hiện tờ khai đăng ký người phụ thuộc => các bạn khai trực tiếp trên tờ khai này nhé:
- Sau khi khai xong các thông tin, các bạn bấm "Kiểm tra thông tin"
.png "cách đăng ký giảm trừ gia cảnh trên dichvucong")
=> bấm vào "Tra cứu hồ sơ lưu tạm"
=> Tiếp đó các bạn điền khoảng ngày nộp hồ sơ rồi bấm vào "Tra cứu" để xem tình trạng hồ sơ như thế nào nhé.
=> bấm vào biểu tượng Folder ở cột Nộp hồ sơ
=> bấm vào "Hoàn thành kê khai" sau đó Nộp tờ khai
Kết quả: Nếu các bạn nộp đủ hồ sơ và khai đúng chỉ trong ngày là có kết quả ngay nhé => các bạn tải kết quả đó về để kiểm tra nhé.
- Bấm vào "Tra cứu hồ sơ" => Lựa chọn "Tra cứu hồ sơ đã nộp" => nhập khoảng ngày đã nộp hồ sơ => nhập Mã captcha => bấm "Tìm kiếm".
- Như vậy là các bạn đã đăng ký xong người phụ thuộc và đã có kết quả ngay trong ngày nhé.
------------------------------------------------------------------------------------------
3. Hạn nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho cơ quan thuế:
Căn cứ Khoản 3 Điều 33 Luật quản lý thuế 2019 (còn hiệu lực)
Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế trong trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế; đăng ký thuế thay cho người phụ thuộc của người nộp thuế chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật trong trường hợp người phụ thuộc chưa có mã số thuế.
Theo Công văn 801/TCT- TNCN và Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:
" Trường hợp người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng đối với người phụ thuộc khác hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính (như: Anh ruột, chị ruột, em ruột, Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột, Cháu ruột…) thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó."
------------------------------------------------------------------------------------------
Trường hợp người phụ thuộc thay đổi thông tin đăng ký thuế:
Căn cứ Khoản 2 Điều 10 Thông tư 40/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2025
Điều 10. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 86/2024/TT-BTC ngày 23 tháng 12 năm 2024 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về đăng ký thuế
2. Sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 10 như sau:
“2. Thay đổi thông tin đăng ký thuế làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp
a) Người nộp thuế đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh khi có thay đổi địa chỉ trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp:
a.1) Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (cơ quan thuế nơi chuyển đi) để thực hiện các thủ tục về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở đến cơ quan đăng ký kinh doanh.
Hồ sơ nộp tại cơ quan thuế nơi chuyển đi, gồm: Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư này.
a.2) Sau khi nhận được Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư này của cơ quan thuế nơi chuyển đi, người nộp thuế thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh.
b) Người nộp thuế thuộc diện đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định tại điểm a, b, c, d, đ, h, n khoản 2 Điều 4 Thông tư này khi có thay đổi địa chỉ trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp thực hiện như sau:
b.1) Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi
Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (cơ quan thuế nơi chuyển đi). Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế cụ thể như sau:
- Đối với người nộp thuế theo quy định tại điểm a, b, c, đ, h, n khoản 2 Điều 4 Thông tư này, gồm:
+ Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư này;
+ Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp trong trường hợp địa chỉ trên các Giấy tờ này có thay đổi.
- Đối với người nộp thuế theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 4 Thông tư này, gồm: Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư này.
b.2) Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến
b.2.1) Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư này. Cụ thể:
- Người nộp thuế theo quy định tại điểm a, b, d, đ, h khoản 2 Điều 4 Thông tư này (trừ tổ hợp tác) nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế khu vực nơi đặt trụ sở mới.
- Người nộp thuế là tổ hợp tác theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 4 Thông tư này nộp hồ sơ tại Đội thuế thuộc Chi cục Thuế khu vực nơi đặt trụ sở mới.
- Người nộp thuế theo quy định tại điểm c, n khoản 2 Điều 4 Thông tư này nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế khu vực nơi người nộp thuế đóng trụ sở (tổ chức do cơ quan trung ương và cơ quan cấp tỉnh ra quyết định thành lập); tại Đội thuế thuộc Chi cục Thuế khu vực nơi tổ chức đóng trụ sở (tổ chức không do cơ quan trung ương và cơ quan cấp tỉnh ra quyết định thành lập).
b.2.2) Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế, gồm:
- Văn bản đăng ký chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến mẫu số 30/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư này.
- Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp trong trường hợp địa chỉ trên các Giấy tờ này có thay đổi.”
Căn cứ theo Điều 36 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 (còn hiệu lực)
- Trường hợp cá nhân có ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế cho cá nhân và người phụ thuộc thì phải thông báo cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi;
=> Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm thông báo cho cơ quan quản lý thuế chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ủy quyền của cá nhân.
---------------------------------------------------------------------------------------------
4. Địa điểm nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc:
- Cá nhân đăng ký Người phụ thuộc nộp hồ sơ chứng minh người phụ cho Doanh nghiệp chi trả thu nhập.
- Doanh nghiệp trả thu nhập có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc và xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra thuế.
Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc:
- Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: trong vòng ba (03) tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc) và (bao gồm cả trường hợp phát sinh tăng, giảm người phụ thuộc hoặc mới ra kinh doanh).
=> Quá thời hạn nộp hồ sơ nêu trên, nếu người nộp thuế không nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp.
Lưu ý: Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh.
=> Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu.
Xem thêm: Cách đăng ký mã số thuế cá nhân
---------------------------------------------------------------------------------------
Kế toán Thiên Ưng chúc các bạn làm tốt công việc kế toán.
Các bạn muốn hiểu hết về thuế TNCN như: Cách tính thuế TNCN, cách kê khai thuế TNCN tháng/quý; Cách quyết toán thuế TNCN cuối năm ... Có thể tham gia Khóa học kế toán thuế thực hành thực tế chuyên sâu.
------------------------------------------------------------------------------------