Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2025; Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN; Thời điểm làm ủy quyền quyết toán thuế TNCN... Kế toán Thiên Ưng xin tổng hợp các quy định về uỷ quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân mới nhất hiện hành.

Lưu ý: Chỉ ủy quyền quyết toán thuế TNCN đối với khoản thu nhập từ Tiền lương, tiền công nhé. Còn những khoản thu nhập khác như: Thu nhập từ cho thuê tài sản (cho thuê nhà, thuê xe ...), thu nhập từ đầu tư ... Thì không áp dụng theo cách tính thuế TNCN từ tiền lương tiền công => Nên không phải ủy quyền quyết toán hoặc không cộng gộp vào để tính thuế TNCN nhé.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

- Căn cứ theo khoản 6 điều 8 của Nghị Định 126/2020/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:

I. Điều kiện được ủy quyền Quyết toán thuế thu nhập cá nhân:

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cụ thể như sau:

- Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

Nghĩa là: Tại thời điểm ủy quyền quyết toán thuế TNCN => Nhân viên đó phải đang làm việc tại DN đó và trong năm chỉ có thu nhập tại DN đó (tại một nơi).

+ Nếu không còn làm tại DN đó thì không được ủy quyền.
+ Nếu có thu nhập từ 2 nơi trở lên thì không được ủy quyền.

Ví dụ: Nhân viên C làm ở Cty A từ tháng 1 đến tháng 8. Làm ở Cty B từ tháng 9 đến tháng 12 (hiện tại vẫn đang làm ở Cty B).

=> Thì không được ủy quyền cho Cty B (mà phải tự quyết toán thuế với Cơ quan thuế. Cty A và B chỉ quyết toán phần thu nhập mà Cty chi trả cho nhân viên C)
=> Nếu là trường hợp có thêm thu nhập vãng lai thì xem quy định bên dưới nhé.

----------------------------------------------------------------------------------------

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch; đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng/tháng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Nghĩa là: Nếu trong năm nhân viên đó có thu nhập vãng lai ở nơi khác bình quân tháng không quá 10 triệu/tháng và đã khấu trừ 10% thuế TNCN tại đó:

+ Nếu không có nhu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai đó thì được ủy quyền.
+ Nếu có nhu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập đó thì phải trực tiếp đi quyết toán thuế với Cơ quan thuế.
+ Hoặc nếu thời điểm ủy quyền quyết toán mà cá nhân đó không còn làm ở Cty, thì cũng không được ủy quyền.

Ví dụ:
- Năm 2025, Ông A có thu nhập từ tiền lương theo hợp đồng lao động dài hạn tại Công ty kế toán Thiên Ưng, đồng thời có thu nhập vãng lai tại Công ty B là 90 triệu đồng và đã khấu trừ thuế TNCN 10% tại Cty B.
Như vậy:
- Thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm 2025 của Ông A nhỏ hơn 10 triệu đồng/tháng (90 triệu đồng : 12 tháng = 7,5 triệu đồng/tháng).

=> Nếu Ông A không có nhu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai thì Ông A được ủy quyền quyết toán thuế năm 2025 cho Công ty Kế toán Thiên Ưng. Công ty chỉ quyết toán thuế thay Ông A đối với phần thu nhập do Công ty trả.
=> Nếu Ông A muốn quyết toán cả phần thu nhập vãng lai (90tr) thì Ông A phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.

--------------------------------------------------------------------------

Một số lưu ý khi uỷ quyền Quyết toán thuế TNCN:

Xem thêm: Cách đăng ký mã số thuế cá nhân.

- Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động theo hướng dẫn tại Khoản 2, Điều 14 Thông tư số 92/2015/TT-BTC thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Xem thêm: Chi phí mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên.

- Trường hợp tổ chức trả thu nhập có số lượng lớn người lao động ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức trả thu nhập có thể lập danh sách các cá nhân ủy quyền trong đó phản ánh đầy đủ các nội dung tại mẫu số 02/UQ-QTT-TNCN, đồng thời cam kết tính chính xác, trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu, nội dung trong danh sách.

- Năm nào cũng phải làm Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN nhé.
Ví dụ: Nhân viên A năm 2024 đã làm Giấy ủy quyền => Sang năm 2025 nếu vẫn thuộc trường hợp ủy quyền thì vẫn phải làm Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2025 nhé.

- Thời điểm lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN là khi nộp xong Tờ khai Quyết toán thuế TNCN nhé. Nhớ là lập trước khi Cơ quan thuế có Quyết định thanh kiểm tra, giải trình nhé.

Tải Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN và Danh sách ủy quyền quyết toán thuế TCNN về tại đây:

=> Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN.

- Và khi lập tờ khai quyết toán 05QT-TNCN trên bảng kê 05-1 BK-TNCN thì các bạn tích vào ô “Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thay”:

Xem thêm: Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế TNCN

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Xử lý khi xảy ra lỗi:  Trường hợp không được uỷ quyền nhưng lại uỷ quyền: 

- Cá nhân sau khi đã ủy quyền quyết toán thuế => Doanh nghiệp đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân => Nhưng lại phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

=> Thì Doanh nghiệp không điều chỉnh lại Tờ khai quyết toán thuế TNCN của DN.
=> Chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế TNCN nội dung: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà …. (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế. 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

II. Các trường hợp KHÔNG được uỷ quyền quyết toán thuế:

- Cá nhân đảm bảo điều kiện được ủy quyền quy định tại điểm 1 nêu trên nhưng đã được tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập (trừ trường hợp tổ chức trả thu nhập đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho cá nhân).
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị nhưng vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế không làm việc tại tổ chức đó.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ thuế chưa đủ (bao gồm trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức khấu trừ nhưng không khấu trừ).
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại nhiều nơi.
- Cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (kể cả trường hợp có thu nhập vãng lai duy nhất tại một nơi).
- Cá nhân chưa đăng ký mã số thuế.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì không ủy quyền quyết toán thuế mà cá nhân tự khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ xét giảm thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 46 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính.

-------------------------------------------------------------------------------------

Ví dụ:
- Năm 2025, Ông D có thu nhập từ tiền lương theo hợp đồng lao động trên 03 tháng tại Công ty A.
- Tháng 3/2025 ông D có thu nhập vãng lai tại Công ty B là 20 triệu đồng đã khấu trừ thuế 10%.
- Tháng 10/2025 ông D có thu nhập vãng lai tại Công ty C là 1,5 triệu đồng chưa đến mức khấu trừ thuế.

Như vậy:
Cá nhân:
- Trong năm 2025, Ông D có một khoản thu nhập chưa khấu trừ thuế đó là 1,5tr, Ông D không được ủy quyền quyết toán tại Công ty A, mà trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.